30/03/2011 :: Arquivamento – Relação de Documentos

Orientações do Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG - Arquivamento – Relação de Documentos

O Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG orienta os Notários acerca da RELAÇÃO DE DOCUMENTOS que devem ser arquivados por ocasião da prática dos atos notariais, após a entrada em vigor Lei Estadual nº 19.414/10, enquanto a matéria não é objeto de pronunciamento da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais e da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais.

Salientamos que este é o primeiro rol, tendo em vista que a partir do dia 31 de março de 2011, os notários já estão obrigados a respeitar os dispositivos contidos na Lei n. 19.414/2010 que alterou a Lei de Emolumentos Mineira (Lei n. 15.424/04), em virtude da expiração do prazo de 90 (noventa) dias da publicação da lei (espera nonagesimal).

Portanto, o referido rol abaixo não tem caráter normativo, servindo apenas como orientação inicial, após estudos feitos pelo Departamento de Notas, o que está sujeito a alterações quando da manifestação do órgão orientador (CGJ/MG) e do órgão fiscalizador da Taxa de Fiscalização Judiciária (SEF/MG)

Relação de Documentos:

Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD (Lei n7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);

Certidão de ônus reais (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);

Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);

Certidão de inteiro teor da matrícula ou do registro (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);

Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, para pessoas jurídicas, quando necessário (INRFB);

Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias, para pessoas jurídicas, quando necessário (IN 971/09 ,RFB);

Certidão de Quitação do IPTU, quando se tratar de imóvel urbano (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);

Certidão de Quitação do ITR, quando se tratar de imóvel rural (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG, Instrução 192/90, CGJ/MG);

Certificado de Cadastro de Imóvel Rural - CCIR, quando se tratar de imóvel rural (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão Negativa de Tributos Municipal, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão Negativa de Tributos Estadual, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão Negativa de Tributos Federal, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão de feitos ajuizados na Justiça Federal, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);

Certidão de feitos ajuizados na Justiça Estadual, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);

Certidão de feitos ajuizados na Justiça do Trabalho, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);

CNPJ (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, do CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);

Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, quando for o caso (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);

Carteira de Identidade (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86 , Instrução 192/90, CGJ/MG, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

CPF (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão de Casamento (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Pacto antenupcial (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão de Óbito do autor da herança (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Certidão de Nascimento (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Carteira da OAB do advogado, nas escrituras de divórcio e inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);

Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG)

Exemplo: procuração, alvará, ata de autorização de venda de bens, DUT, extrato bancário, certificado de propriedade de jazigo perpétuo etc.

Observações:

1. Todos os documentos devem estar dentro do seu prazo de validade;

2. A Certidão de Casamento deverá ter sido expedida há no máximo 90 (noventa) dias, no caso de escritura de divórcio (inc. II, art. 14, Provimento 164, CGJ/MG);

3. A procuração terá prazo de 30 (trinta) dias, no caso da escritura de divórcio (art. 36, Resolução 35, CNJ); e

4. As certidões do registro imobiliário deverão ter sido expedidas há no máximo 30 (trinta) dias, no caso alienação de bens imóveis (Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG).

Relação de Documentos por Ato Notarial:

1. Cartão de assinatura:

Carteira de Identidade e CPF;

Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada.

2. Procuração:

Carteira de Identidade e CPF do usuário, no caso de pessoa física, e do representante legal, no caso de pessoa jurídica;

Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada;

CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica;

Certidão de matrícula ou registro, no caso de bem imóvel;

Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato,

3. Atas notariais:

Carteira de Identidade e CPF do usuário, no caso de pessoa física, e do representante legal, no caso de pessoa jurídica;

Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada;

Certidão de matrícula ou registro, no caso de bem imóvel;

CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica;

Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato.

4. Escrituras declaratórias:

Carteira de Identidade e CPF;

Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada;

Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato.

5. Escrituras de divórcio:

Carteira de Identidade e CPF;

Certidão de Casamento atualizada (90 dias);

Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD, no caso de excedente de meação;

Pacto antenupcial;

Certidão de Nascimento de eventuais filhos;

Carteira da OAB do advogado;

Documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens, conforme relação acima;

Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato.

6. Escrituras de inventário:

Carteira de Identidade e CPF;

Certidão de Casamento do falecido e dos herdeiros, se estes forem solteiros, a Certidão de Nascimento;

Certidão de Óbito do falecido;

Pacto antenupcial;

Carteira da OAB do advogado;

Certidão Negativa de Tributos Municipal;

Certidão Negativa de Tributos Estadual;

Certidão Negativa de Tributos Federal;

Documento comprobatório do recolhimento do ITCD;

Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens, conforme relação acima.

7. Escrituras de compra e venda, doação, usufruto, cessão etc.

Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD;

Certidão de ônus reais;

Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias;

Certidão de matrícula ou registro;

Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, para pessoas jurídicas, quando necessário;

Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias, para pessoas jurídicas, quando necessário;

Certidão de Quitação do IPTU, quando se tratar de imóvel urbano;

Certidão de Quitação do ITR, quando se tratar de imóvel rural;

Certificado de Cadastro de Imóvel Rural - CCIR, quando se tratar de imóvel rural;

Certidão de feitos ajuizados na Justiça Federal, quando necessário;

Certidão de feitos ajuizados na Justiça Estadual, quando necessário;

Certidão de feitos ajuizados na Justiça do Trabalho, quando necessário;

CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica;

Carteira de Identidade e CPF da pessoa física e do representante legal da jurídica;

Certidão de Casamento;

Demais documentos indispensáveis para a prática do ato.

8. Testamentos:

Carteira de Identidade e CPF do testador, testamenteiro, beneficiários e testemunhas;

Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens.

Observações:

1. Quando possível, tirar a cópia xerográfica da Carteira de Identidade e do CPF na mesma folha e cobrar apenas um arquivamento;

2. Não é necessário autenticar o documento a ser arquivado, salvo se a lei assim o exigir;

3. No caso de pessoa jurídica, recomenda-se também exigir e arquivar a certidão simplificada/atualizada da JUCEMG ou do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas;

4. No caso de pessoa enferma, recomenda-se exigir e arquivar atestado médico;

5. No caso de escrituras de inventário e divórcio, recomenda-se também exigir e arquivar a minuta assinada pelo advogado e, se possível, pelas partes; e

6. Recomenda-se constar no ato notarial que os documentos estão sendo arquivados por força de lei e a requerimento das partes.

Fonte: Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG

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