30/03/2011 :: Arquivamento – Relação de Documentos
Orientações do Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG - Arquivamento – Relação de Documentos
O Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG orienta os Notários acerca da RELAÇÃO DE DOCUMENTOS que devem ser arquivados por ocasião da prática dos atos notariais, após a entrada em vigor Lei Estadual nº 19.414/10, enquanto a matéria não é objeto de pronunciamento da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais e da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais. Salientamos que este é o primeiro rol, tendo em vista que a partir do dia 31 de março de 2011, os notários já estão obrigados a respeitar os dispositivos contidos na Lei n. 19.414/2010 que alterou a Lei de Emolumentos Mineira (Lei n. 15.424/04), em virtude da expiração do prazo de 90 (noventa) dias da publicação da lei (espera nonagesimal). Portanto, o referido rol abaixo não tem caráter normativo, servindo apenas como orientação inicial, após estudos feitos pelo Departamento de Notas, o que está sujeito a alterações quando da manifestação do órgão orientador (CGJ/MG) e do órgão fiscalizador da Taxa de Fiscalização Judiciária (SEF/MG) Relação de Documentos: Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD (Lei n7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG); Certidão de ônus reais (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG); Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG); Certidão de inteiro teor da matrícula ou do registro (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG); Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, para pessoas jurídicas, quando necessário (INRFB); Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias, para pessoas jurídicas, quando necessário (IN 971/09 ,RFB); Certidão de Quitação do IPTU, quando se tratar de imóvel urbano (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG); Certidão de Quitação do ITR, quando se tratar de imóvel rural (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG, Instrução 192/90, CGJ/MG); Certificado de Cadastro de Imóvel Rural - CCIR, quando se tratar de imóvel rural (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão Negativa de Tributos Municipal, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão Negativa de Tributos Estadual, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão Negativa de Tributos Federal, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão de feitos ajuizados na Justiça Federal, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86); Certidão de feitos ajuizados na Justiça Estadual, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86); Certidão de feitos ajuizados na Justiça do Trabalho, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86); CNPJ (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, do CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86); Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, quando for o caso (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86); Carteira de Identidade (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86 , Instrução 192/90, CGJ/MG, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); CPF (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão de Casamento (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Pacto antenupcial (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão de Óbito do autor da herança (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Certidão de Nascimento (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Carteira da OAB do advogado, nas escrituras de divórcio e inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG); Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG) Exemplo: procuração, alvará, ata de autorização de venda de bens, DUT, extrato bancário, certificado de propriedade de jazigo perpétuo etc. Observações: 1. Todos os documentos devem estar dentro do seu prazo de validade; 2. A Certidão de Casamento deverá ter sido expedida há no máximo 90 (noventa) dias, no caso de escritura de divórcio (inc. II, art. 14, Provimento 164, CGJ/MG); 3. A procuração terá prazo de 30 (trinta) dias, no caso da escritura de divórcio (art. 36, Resolução 35, CNJ); e 4. As certidões do registro imobiliário deverão ter sido expedidas há no máximo 30 (trinta) dias, no caso alienação de bens imóveis (Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG). Relação de Documentos por Ato Notarial: 1. Cartão de assinatura: Carteira de Identidade e CPF; Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada. 2. Procuração: Carteira de Identidade e CPF do usuário, no caso de pessoa física, e do representante legal, no caso de pessoa jurídica; Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada; CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica; Certidão de matrícula ou registro, no caso de bem imóvel; Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato, 3. Atas notariais: Carteira de Identidade e CPF do usuário, no caso de pessoa física, e do representante legal, no caso de pessoa jurídica; Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada; Certidão de matrícula ou registro, no caso de bem imóvel; CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica; Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato. 4. Escrituras declaratórias: Carteira de Identidade e CPF; Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada; Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato. 5. Escrituras de divórcio: Carteira de Identidade e CPF; Certidão de Casamento atualizada (90 dias); Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD, no caso de excedente de meação; Pacto antenupcial; Certidão de Nascimento de eventuais filhos; Carteira da OAB do advogado; Documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens, conforme relação acima; Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato. 6. Escrituras de inventário: Carteira de Identidade e CPF; Certidão de Casamento do falecido e dos herdeiros, se estes forem solteiros, a Certidão de Nascimento; Certidão de Óbito do falecido; Pacto antenupcial; Carteira da OAB do advogado; Certidão Negativa de Tributos Municipal; Certidão Negativa de Tributos Estadual; Certidão Negativa de Tributos Federal; Documento comprobatório do recolhimento do ITCD; Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens, conforme relação acima. 7. Escrituras de compra e venda, doação, usufruto, cessão etc. Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD; Certidão de ônus reais; Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias; Certidão de matrícula ou registro; Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, para pessoas jurídicas, quando necessário; Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias, para pessoas jurídicas, quando necessário; Certidão de Quitação do IPTU, quando se tratar de imóvel urbano; Certidão de Quitação do ITR, quando se tratar de imóvel rural; Certificado de Cadastro de Imóvel Rural - CCIR, quando se tratar de imóvel rural; Certidão de feitos ajuizados na Justiça Federal, quando necessário; Certidão de feitos ajuizados na Justiça Estadual, quando necessário; Certidão de feitos ajuizados na Justiça do Trabalho, quando necessário; CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica; Carteira de Identidade e CPF da pessoa física e do representante legal da jurídica; Certidão de Casamento; Demais documentos indispensáveis para a prática do ato. 8. Testamentos: Carteira de Identidade e CPF do testador, testamenteiro, beneficiários e testemunhas; Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens. Observações: 1. Quando possível, tirar a cópia xerográfica da Carteira de Identidade e do CPF na mesma folha e cobrar apenas um arquivamento; 2. Não é necessário autenticar o documento a ser arquivado, salvo se a lei assim o exigir; 3. No caso de pessoa jurídica, recomenda-se também exigir e arquivar a certidão simplificada/atualizada da JUCEMG ou do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas; 4. No caso de pessoa enferma, recomenda-se exigir e arquivar atestado médico; 5. No caso de escrituras de inventário e divórcio, recomenda-se também exigir e arquivar a minuta assinada pelo advogado e, se possível, pelas partes; e 6. Recomenda-se constar no ato notarial que os documentos estão sendo arquivados por força de lei e a requerimento das partes. Fonte: Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG
